Persiapan event organizer (EO) sebelum saat event terjadi benar-benar penting dijalankan secara cermat dan matang. Event yang terjadi lancar dan sukses pasalnya menjadi impian tidak cuma untuk penyelenggara tetapi juga untuk klien. Jika Anda adalah panitia event ataupun EO dan sedang melacak cara berencana event yang sukses, selamat! dikarenakan Anda berada di area yang tepat.
Untuk mempermudah Anda, kami merangkum perihal fundamental yang perlu dipersiapkan secara lazim dan juga berdasarkan kategori event. Pertama, mari berfokus terhadap perihal lazim yang perlu diperhatikan lebih-lebih dahulu sebelum saat mengadakan event.
Hal Umum Penting yang Harus Diperhatikan Saat Akan Mengadakan Event
Mengapa disebut lazim dan penting? Pada dasarnya, hal-hal yang dapat dibahas adalah lumrah tetapi tidak bisa disepelekan. Jika tidak dipersiapkan bersama baik maka dapat banyak menimbulkan masalah seperti miskomunikasi antar pihak, kekurangan biaya, hingga event yang berantakan dikarenakan tidak ada rencana cadangan yang bisa turunkan pamor pihak penyelenggara.
Jika Anda telah tahu risiko dari perencanaan event yang tidak matang, maka berikut kami rangkum 8 perihal penting yang perlu Anda persiapkan sehingga event terjadi bersama sukses:
1. Set-Up General Meeting
Tujuan dari general meeting adalah pilih pondasi dan konseptual event. Rapat ini penting dijalankan untuk memastikan hal-hal apa saja yang diperlukan dan rencana event apa yang dikehendaki oleh klien. Jika general meeting Anda sukses, mungkin besar event Anda dapat sukses dikarenakan Anda sukses menerjemahkan harapan-harapan klien ke di dalam event yang dapat dilaksanakan.
Selanjutnya, hasil dari general meeting yang berupa kesepakatan-kesepakatan mendasar dapat menjadi blueprint untuk EO di dalam merancang acara. Blueprint dapat dibawa ke internal meeting EO Jakarta untuk diturunkan dari perencanaan konseptual menjadi perencanaan tekhnis dan dibagi kepada setiap divisi di dalam tim EO.
2. Perencanaan Anggaran Biaya
Biaya yang dimiliki oleh klien atau penyelenggara untuk menyebabkan acara tentu terbatas. Oleh dikarenakan itu, salah satu hasil dari general meeting adalah perencanaan anggaran biaya. Penentuan anggaran di awal penting untuk mengontrol pembelanjaan sehingga anggaran tidak melebihi uang yang dimiliki.
Setelah berencana anggaran bersama, tim EO perlu langsung membagi anggaran berikut ke setiap divisi. Anggaran digunakan untuk keperluan ongkos operasional persiapan event organizer seperti, penyewaan area / gedung, konsumsi, dekorasi, transportasi dan logistik seperti sound system, souvenir, pengadaan dokumen hand-out print dan name tag panitia atau peserta, hingga fee kalau menimbulkan pembicara atau pengisi hiburan.
3. Membuat Check List
Banyak perihal yang perlu dijalankan di dalam mempersiapkan sebuah event. Agar tidak ada satupun pekerjaan yang terlewat, perlu dipastikan bahwa ketua panitia / project officer, ketua divisi hingga anggota divisi punyai checklist di dalam mengerjakan tugas-tugasnya. Tidak adanya checklist bisa menjadi akar masalah tidak terlaksananya suatu pekerjaan dikarenakan memori ingatan manusia yang terbatas.
4. Pembagian Timeline Kerja
Persiapan event organizer membutuhkan kerja mirip tim yang baik. Agar tidak ada pekerjaan yang terlambat diselesaikan, perlu dibikin timeline kerja. Dokumen ini berisi bagian tugas setiap anggota tim dan juga checklist apa saja yang dijalankan dan ditentukan sementara pengerjaannya.
Biasanya terdapat hal-hal yang perlu dipersiapkan jauh-jauh hari sebelum saat mengadakan event seperti penyewaan ruangan / gedung, pemesanan souvenir, menghubungi pembicara atau pemateri hingga menghubungi tamu-tamu penting. Jika timeline kerja tidak disusun bersama baik, bisa menjadi hal-hal yang perlu dipersiapkan jauh-jauh hari tidak terlaksana dikarenakan dijalankan mendekati hari-H.
5. Membuat Rundown Acara
Setiap acara, sehingga terjadi secara sistematis dan terjadwal perlu punyai rundown atau lapisan acara yang jelas. Rundown perlu dipersiapkan dari awal sesudah general meeting. Seiring berjalannya waktu, rundown bisa tetap diperbarui dikarenakan tidak seluruh yang direncanakan terjadi sesuai permohonan seperti lokasi acara berubah, pembicara atau pemateri yang tidak bisa hadir, hingga konten acara yang berubah.
6. Koordinasi bersama Vendor
Sebagian besar event tentu membutuhkan pihak ketiga yang bisa memenuhi keperluan event tersebut. Pihak ketiga atau vendor perlu dipilih bersama baik sehingga hal-hal yang diperlukan bisa terpenuhi dan dicari jauh-jauh hari sehingga Anda bisa mendapatkan harga lokasi, harga dekorasi, harga souvenir seperti harga name tag panitia-peserta, tas, agenda, dll lebih murah. Berikut lebih dari satu vendor lazim yang diperlukan di dalam menyelenggarakan event.
6.1 Vendor Makanan atau Catering
Sebuah event tentu membutuhkan makanan, bahkan yang diselenggarakan seharian penuh atau bahkan lebih dari satu hari. Pengadaan makanan perlu sesuai bersama anggaran ongkos sehingga anggaran tidak defisit. Pastikan vendor makanan punyai track record yang baik, kalau perlu survei dan bandingkan lebih dari satu vendor penyedia makanan untuk mendapatkan vendor terbaik.
6.2 Vendor Ruangan / Gedung
Jika klien Anda tidak punyai gedung atau ruangan sendiri sudah pasti Anda perlu menyewa ruangan di area lain bersama budget yang tersedia. Sesuaikan kapasitas ruangan bersama kuantitas orang yang dapat ada dan pastikan fasilitas ruangan memadai seperti tersedianya toilet, area parkir, mushola, pendingin ruangan yang baik hingga sound system yang memadai. Pemilihan ruangan / gedung juga perlu strategis sehingga peserta yang dapat ada tidak susah dan benar-benar jauh menjangkaunya.
6.3 Vendor Souvenir
Banyak jenis event yang membutuhkan souvenir untuk dibagikan kepada pihak-pihak yang ada di dalam event. Souvenir yang bagus dapat menyebabkan event lebih berkesan dan menyebabkan pihak-pihak berkaitan yang ada menjadi dihargai. Souvenir juga bisa menjadi kenang-kenangan sehingga event berikut selamanya teringat.
Souvenir yang berguna seperti souvenir tas, macam jenis goodie bag spunbond maupun kanvas dan blacu, buku, pulpen dll dapat lebih berkesan dikarenakan bisa dipakai kembali. Pilihlah penyedia atau vendor souvenir bersama track record yang baik dan pengerjaan pas sementara sehingga souvenir bisa dibagikan terhadap hari-H event.
7. Siapkan Media Promosi
Event Anda bertiket dan menimbulkan banyak orang? Lakukan promosi dan publikasi di banyak tempat. Media promosi yang bisa dipakai dan relatif tidak mahal adalah sarana digital bersama beriklan, menyebarkan konten promosi ke komunitas dan grup terkait, dan juga meminta influencer untuk mempromosikan acara Anda melalui sarana digital mereka. Semakin bagus promosi yang Anda membuat makan tambah besar mungkin acara Anda dapat dikunjungi oleh banyak orang.
8. Lakukan Final Check dan Rencana Cadangan
Karena tidak seluruh perihal yang dipersiapkan dapat terjadi lancar bersama pasti, final check dan pembuatan rencana cadangan perlu ada di dalam tahap persiapan event organizer. Untuk lagi mengintegrasikan tugas setiap divisi dan anggota tim, final check dan pembahasan rencana cadangan diperlukan sebelum saat pelaksanaan acara sehingga tidak ada perihal yang terlewat dan setiap orang tahu progres persiapan event secara keseluruhan.
Rencana cadangan disusun untuk mengantisipasi hal-hal yang tidak di inginkan seperti rundown acara yang mundur, pembicara yang berganti, kuantitas peserta yang berubah, dan lain sebagainya.